Foranalyse af borgerportalsprojektet – Bedre Borgerservice

Foranalysen har til formål at skabe grundlag for en endelig beslutning om, hvilken model, der skal vælges i forhold til en borgerportal.

På baggrund af den gennemførte workshop den 15.-16. maj blev det klart, at en række forhold omkring en kommende borgerportal skal revurderes for at sikre den helt rette tilgang. En række af forholdene skal vurderes af Sullissivik, kommunerne, KANUKOKA og Selvstyret og andre skal revurderes og analyseres af leverandøren. Nærværende foranalyse er leverandørens revurdering og analyse.

For at hjælpe med beslutningen rummer foranalysen:

• En opsummering og validering af samtlige relevante beslutninger gennem de sidste to år
• Modeller for borgerportalen – samspil mellem kommunale hjemmesider og borgerportalen.

Ovenstående to punkter danner tilsammen rammen for, at der kan vælges et af tre implementeringsforslag. Implementeringforslagene er beskrevet i afsnittet Implementeringsforslag til borgerportalen.

Foranalysen rummer, udover selve valget af implementeringsmodel, også en beskrivelse af:

• Tværgående søgning mellem kommunale hjemmesider og borgerportal (og øvrige offentlige hjemmesider)
• Indholdsudveksling mellem kommunale hjemmesider og borgerportal (og øvrige offentlige hjemmesider).

Læs hele foranalyserapporten:  
Borgerportal_Foranalyse web

Rundrejse til kommunerne

I forbindelse med kommunikationsplanen er der planlagt rundrejser til testcentrene, for at formidle projektet og ikke mindst for at forankret og igangsat projektet og portalen www.sullissivik.gl for alvor.

I uge 9 har vi været på rundrejse i Ilulissat og Sisimiut, hvor vi i samarbejde med Betina Hansen fra Ilulissat og Laust Løgstrup fra Sisimiut sendte invitationer ud til de ansatte, med mødepligt, til infomødet. Møderne blev fordelt i 3 grupper på hver lokation, og alle deltagerne var meget forbløffede over mulighederne på serviceportalen www.sullissivik.gl .De kunne se gevinsterne ved at lave vidensbaserne, så man på tværs kan søge informationer omkring fagområderne, der er nemme at læse og forstå. De kunne også se, at deres arbejdsgang vil blive forbedret og at servicemedarbejderne vil kunne løfte mere og mere i forhold til at servicere borgerne ved at bruge sullissivik.gl

Efter informationsmøderne i Sisimiut og Ilulissat, kan vi se, at der dagligt er kommet flere og flere besøgende på www.sullissivik.gl som vi er enormt glade for. Det er nemlig enormt vigtigt, specielt at servicemedarbejderne begynder at bruge sullissivik.gl. På den måde vil de være med til at påvirke søgemulighederne, da vi herfra Sullissivik enheden kan se og følge med i hvordan brugerne benytter sig af sullissivik.gl

Besøgstallet for www.sullissivik.gl efter de første rundrejser.

 

Den næste rundrejser til Qaqortoq og informationsmødet i Nuuk er planlagt til uge 15 i Nuuk, og i uge 16 i Qaqortoq, som arrangeres i forlængelse af servicemedarbejderkursus. På den måde vil vi sikre os, at alle de byer, som er udpeget som testcentre er informeret om projektet og dens funktioner, og det er fortsat vigtigt, at der er et informationsflow omkring projektet i alle kommunerne og Selvstyret.

Seminar for Selvstyrets ansatte d.9 marts 2010

Fremtidens Borgerservice i Grønland: Én indgang til det offentlige – Projekt Sullissivik

”Vores samfund skal føres up to date”. Sådan faldt ordene fra Landsstyreformand Kuupik Kleist, da han tirsdag, den 9.marts, i Store Sal i Katuaq, bød velkommen til et miniseminar for alle ansatte i Selvstyret.

Initiativtager til miniseminaret, Departementschef Peter Schulz, havde inviteret flere forskellige oplægsholdere til at belyse fremtidens borgerservice i Grønland: Udover Landsstyreformanden, talte Direktør for KANUKOKA Martha Labansen om kommunernes nye opgaver, Styrelseschef Peter Hansen om den politiske baggrund for projektet og de lovgivningsinitiativer, der er på vej. Selv talte Departementschef Peter Schulz om Selvstyrets fremtidige ansvar, og endelig talte Projektleder på projekt Sullissivik, Hans Christian Sværd, om hvordan man i projektets arbejdsgruppe arbejder på at løse opgaven.

”Vi skal kommunikere med borgerne på moderne vis – det er dét den nye borgerservice skal gøre muligt. Borgerne skal ikke løbe spidsrod når de henvender sig til det offentlige. De skal kun henvende sig ét sted. Folk, der virkelig har brug for at henvende sig til det offentlige, er oftest dem, der ikke har ressourcer til at henvende sig flere steder ”.

Hjemmesiden www.sullissivik.gl er det helt centrale redskab i fremtidens borgerservice. Det er en søgemaskine som google, hvor al den viden, der er i det offentlige system i Grønland skal samles i korte, ensartede og letforståelige artikler. Pointen er, at det svære juristsprog bliver sorteret fra så alle, uanset uddannelsesmæssig baggrund, vil kunne forstå indholdet. Der er allerede nu samlet en hel del viden på sullissivik.gl, næsten 100 artikler, på områder som f.eks. Det sociale område, Uddannelsesstøtteområdet og SKAT, og fokus i 2010 bliver at udbygge denne vidensbase med artikler fra de andre forvaltningsområder.

Departementschef Peter Schulz var meget tilfreds med fremmødet og var især imponeret over den gode stemning og de mange kvalificerede spørgsmål, der kom fra tilhørerne – ”Vi skal bestemt have flere seancer som denne” slutter Departementschef Peter Schulz.

Alle præsentationsmaterialerne kan hentes på siden “Selvstyrets konference materialer“

Servicemedarbejderkursus i Tasiilaq

Uge 7 startede servicemedarbejderkurset i Tasiilaq, Der var 14 deltager som var fra Tasiilaq og bygderne Kuummiut, Sermiligaaq, Kulusuk,  Isertoq , Tiniteqilaaq og Ittoqqortoormiit .

Servicemedarbejderkuset som blev kørt særskilt i Tasiilaq efter Kommuneqarfik Sermersooq´s ønske, var noget mere udfordrende end ved det tidligere servicemedarbejder kurser.

 –  Medarbejderne i Østgrønland, var noget mere tilbageholdende de først 2 dage, samtidigt var der sproglige udfordringer blandt andet pga. dialekten fra vest og østgrønland.

 Dette har samtidigt betydet, at servicemedarbejderkurset blev fra dag til dag tilpasset, således at medarbejder fik så meget som muligt af kurset.

 Der var også en anden udfordringer som blandt andet at:

– 2 -3 af servicemedarbejderne havde aldrig nogensinde brugt internettet, eller kunne finde ud af at bruge en computer.  

 Heldigvis havde vi Anette Stounberg med, der er fagområdechef for borgerservice i Kommuneqarfik Sermersooq, Anette noterede de udfordringer som ligger i kommunen. Dette har betydet, at vi herfra Sullissivik- enheden vil begynde at indsamle data ved vores rundrejser fra testcentrene, det kan f.eks. være hvilke udfordringer vi har, eller kommunen har i forhold til servicemedarbejdernes egenskaber til brug af internet/computere, og ikke mindst være åben for brug af deres nye redskab ” Sullissivik” og parathed for nye redskaber som der hele tiden bliver udviklet til fordel for servicemedarbejderne i hele Grønland.

Udover servicemedarbejderkurset blev der holdt præsentation af projekt Sullissivik til ledelsen i kommune, så de kunne have mere forståelse for deres medarbejder der har været til servicemedarbejder kurset og ikke mindst baggrunden for projektet.

Sullissivik flyttet til KANUKOKA

Så er vi flyttet til vores nye lokaler i KANUKOKA. Det har været lidt en “hård fødsel” med alt hvad det har indebåret af computerproblemer med nye computere og nye systemer. Det har betydet en del ventetid, og en erkendelse af hvor afhængige vi er blevet af de elektroniske medier. En lidt skræmmende erkendelse J

Til gengæld er vi blevet taget rigtig godt imod her i KANUKOKA, hvor vi nu pludselig har fået en masse “kolleger”. Det er helt mærkeligt, eftersom vi indtil nu blot har været en lille gruppe på 3 personer. Vi har set meget frem til netop dette, da vi med flytningen forhåbentlig opnår præcis det vi har brug for; nemlig en tættere relation med kommunerne, og muligheden for en daglig kontakt og koordinering af Sullissivik-aktiviteter med KANUKOKAs eksperter.

Vi har fået et godt, og kæmpestort, kontor, så nu er vi også parate til at modtage vores nye kollega Bjarne Søholm Olsen. Han begynder 1.februar og er ansat som konsulent. Vi glæder os til at byde Bjarne velkommen 🙂

Veloverstået konference

Så er Bedre Borgerservice konferencen i Sisimiut overstået. Og vel overstået, tør vi godt påstå herfra Bedre Borgerservice-enheden. Hele arrangementet forløb som det skulle; deltagerne var engagerede, oplæggene interessante, workshops’ne inspirerende og beslutningerne relevante og fremadrettede.

Derfor vurderes at projektet for alvor er “søsat”, da vi har brug for den store opbakning og samarbejd med Kommunerne, Selvstyret og KANUKOKA for at projektet bliver en succes.

Det overordnede formål med konferencen var, at cementere den spirende fælles ejerskabsfølelse for projekt Bedre Borgerservice, både i kommunerne og i Selvstyret. Det er den ejerskabsfølelse, som allerede er en realitet blandt vores deltagere i skriveworkshops’ne, der er det bærende element for, at projektet bliver en succes.

Her i Bedre Borgerservice-enheden er vi atter tilbage på ”vores pind” og i gang med at runde konferencen af på værtssiden, med hvad det indebærer af evaluering og erfaringsdannelse.

Og så er vi atter på vej frem over isen med planlægning af de næste skriveworkshops og de 3 kursusforløb for Servicemedarbejdere, der løber af staben i november måned.

Meget mere om det senere – kærlig hilsen fra en ”snestormende” hovedstad

Så stiger vi lige op for at få luft…

inden vi atter dykker ned i arbejdet…

Her i BB-enheden er vi i gang med at planlægge de sidste detaljer til den kommende Bedre Borgerservice konference i Sisimiut den 14. og 15. oktober.

Vi ser meget frem til konferencen, der har både politiske og administrative deltagere fra alle kommunerne, fra Selvstyret og fra KANOKUKA. Der er flere forskellige formål med konferencen. Først og fremmest skal der naturligvis præsenteres en status på det arbejde, der er lavet og de aktiviteter, der allerede er planlagt på projekt Bedre Borgerservice i de kommende måneder. Der ud over skal vi også sikre at alle involverede parter, betragter projekt Bedre Borgerservice som deres projekt; et projekt de har indflydelse på og ansvar overfor. For at opnå det, har vi dels inviteret en lang række foredragsholdere, der skal inspirere, og dels planlagt 3 workshops, hvor alle har mulighed for at komme til orde. Næste blog bliver fra konferencen, så I er med på sidelinjen.

På området med vidensindsamling sker der også noget. Der bliver stadig arbejdet på Indsats Social med at få de sidste artikler skrevet, valideret og oversat. Fredag den 9.oktober er der inviteret til endnu en artikelskrivnings-workshop. Denne gang gælder det Uddannelsesstøtte forvaltningen (USF). Det glæder vi os meget til.

Arbejdet fortsætter

Her i Bedre Borgerservice-enheden rider vi stadig på den glade bølge fra vores skriveworkshop de forgangne uger. Det videre forløb efter workshopdeltagerne er taget hjem er:

1. Der ligger nogle artikler som er sendt som bestilling hos deltagerne til skriveworkshop
2. Det skrevne artiklerne er blevet sendt til validering hos enten Departementet for Sociale Anliggender eller Den Sociale Ankestyrelse
3. De validerede artikler er sendt de til oversættelse
4. Efter oversættelse til grønlandsk, bliver de valideret igen
5. Herefter lægger vi dem ud på Serviceportalen

Sammen med de arbejdspunkter, der foregik på workshoppen – se sidste blog – er arbejdet fra tanke til artikel, en meget lang proces. Ikke desto mindre har vi allerede en række artikler, der har været gennem hele processen, og som vi alle snart kan begynde at bruge i vores daglige arbejde med borgerne.

DET ER EN SUCCES, DER VIL NOGET!

På vores workshop fik vi, den sidste dag, besøg af chefen for Det Sociale Ankenævns sekretariat, Kristina Nordby-Ratchlitz. Hun kunne blandt andet fortælle at de, i Det Sociale Ankenævn, meget gerne vil gøre den psykologiske afstand mellem kommunerne og nævnet mindre. To af måderne er at de i nævnet gerne vil gøre det på er dels, at kommunerne fortæller hvad de kunne have brug for i deres samarbejde med nævnet, og dels, at nævnet vil udbyde en række kurser til kommunernes sagsbehandlere, f.eks. om de forskellige lovgivninger, der er på det sociale område.

En rigtig spændende sidegevinst ved vores workshop, som bliver interessant at følge.

Velkomst tale til “Indsats Social” af Enok Sandgreen

 

Der er nu gået 5 år siden strukturudvalget fremkom med deres betænkning vedrørende en strukturreform af den offentlige sektor. Betænkningen blev det foreslået, at landets 18 kommuner reduceres til 4, og som bekendt blev dette realiseret i år.

Strukturreformens primære formål er blandt andet at fremme serviceniveauet for borgerne. I disse dage arbejdes der med overdragelsen af flere forvaltninger i den offentlige sektor til kommunerne med henblik på egentlig overtagelse i nær fremtid.

En del af strukturudvalgets anbefalinger er at etablere en effektiv administration så en mængde administrative opgaver vil kunne løses hurtigere, billigere og med en mindre fejlmargen, og dette kan til dels opnås ved at reducere manuelle sagsgange. Dette arbejde er I ved at forberede og som skal realiseres senere.

Den omstrukturering I er i gang med, bliver med interesse fulgt af de folkevalgte og det offentlige, og en af vores svagheder er jo den store papirbrug i administrationen, for eksempel i socialsektoren, som I, der har med den at gøre, har erfaringer med, er en af hurdlerne. Vi vil få mere tid til at hjælpe borgerne, hvis det store papirforbrug formindskes i administrationen.

Med de korte ord vil jeg takke og byde velkommen til repræsentanter fra kommunerne, selvstyret og ikke mindst fra KMD, for jeres kommende deltagelse i at fremme borgerservice i det offentlige.

(Talen på Grønlandsk – Innuttaasut sullinneqarnerannik pisariillisaaneq)

– Enok Sandgreen formand for KANUKOKA

Enok Sandgreen

Flytning af BB enheden til KANUKOKA

BB enheden med Peter Hansen fra Økonomi- og Personalestyrelsen (formanden for BB styregruppen) har holdt et møde med Direktør Martha Labansen, samt souschef Karl Davidsen fra KANUKOKA. Mødet handlede om et oplæg som BB enheden sendte til KANUKOKA om at flytte afdelingen fra Selvstyrets lokaler til KANUKOKA.

Begrundelserne for oplægget om flytning af enheden er, at projektet placering bliver i et mere neutralt sted da det er et fællesoffentligprojekt. Som samtidigt vil give et bedre mulighed for at have tættere samarbejde med sagsbehandlerne/fagspecialisterne i KANUKOKA´s regi – dertil ønskes det også mere ”ejerskab” fra Kommunerne for projektet.

Både formanden og direktøren for KANUKOKA i samråd med Kommunaldirektørerne er indstillet på, og er åben for at BB enheden flyttes i starten af januar 2010.

Dette betyder i praktisk, at BB enheden i starten af januar 2010 flytter fra Økonomi- og Personalestyrelsen (ASA) til KANUKOKA´s bygning. Hvor der samtidigt vil blive kigget på hvordan organiseringen og ikke mindst kvalitetssikring af projektleverancerne til vidensindsamling skal placeres “fysisk”, for at sikre at indholdsleverancerne lever op til lovgivningen og ikke mindst forventningerne fra det Fællesoffentlige IT styregruppe medlemmerne.