Category Archives: Vidensorganisation

Lancering af ny serviceportal 21. oktober

Det er med stolthed, at vi lancerer den nye serviceportal sullissivik.gl den 21. oktober. Med den nye serviceportal får kommunens servicemedarbejdere et mere brugervenligt arbejdsredskab til den daglige betjening af borgerne. Samtidig er den nye serviceportal udvidet med nye funktioner, der gør det nemmere for servicemedarbejderne at give borgerne den bedst tænkelige betjening.

Service og borgerportal

Sullissivik.gl er tænkt som et redskab til både borgerne og servicemedarbejderne. Inden borgerne får adgang til sullissivik.gl, ønsker sullissivik enheden imidlertid at finjustere og gennemteste portalen med hjælp fra dem, der står borgernes nærmest – nemlig servicemedarbejderne, som samtidig rustes til at være ambassadører for sullissivik.gl over for borgerne.

Nyt design

Sullissivik.gl er stadig en kæmpe vidensbase, hvori lovgivning og procedurer på tværs af forvaltninger og departementer er samlet og nedfældet i et borgervenligt sprog. Med den nye sullissivik.gl er al denne viden nu pakket pænere ind og blevet lettere tilgængelig.

Forsiden af den kommende sullissivik.

Forsiden af den kommende sullissivik.gl

Den nye sullissivik.gl er bygget op over et søgefelt med søgeforslag, emneindeksering samt kampagnefelter. I søgefeltet kan man søge frit i vidensbasen, emneindekseringen inddeler alle artikler i over- og underemner og kampagnefelterne præsenterer brugeren for dagens vigtigste emner.

Nye funktioner

Ud over det nye design, byder den nye sullissivik.gl også på en række nye funktioner, der gør servicemedarbejderen i stand til at give en mere fuldstændig betjening af borgerne. Af nye funktioner kan nævnes kontaktdatabasen, lovhenvisning samt online blanketter.

Fremtidens borgerservice

Ultimo januar 2012 lanceres sullissivik.gl som en borgerportal. Det betyder, at sullissivik projektenheden i samarbejde med landets servicemedarbejdere har cirka 3 måneder til at finpudse sullissivik.gl, inden borgerne får adgang og dermed mulighed for at betjene sig selv via internettet.

Reklamer

Årets første skriveworkshop

Så er skriveworkshops startet for alvor i år, og vi “kick-starter” med Bolig, Infrastruktur og Trafik området i disse dage.
Farverige huse i Grønland

Det betyder, at vi snart har afdækket alle departementsområderne i Selvstyret. Der vil dog være en masse opfølgninger. På en skriveworkshop får vi normalt produceret omkring 30- 40 artikler indenfor hver fagområde. Det kalder vi for “Top 30” borgerhenvendelser. Men der kan skrives flere artikler inden for de enkelte områder. Derfor skal vi følge op på fagområderne.

Nye fagområder samt opfølgninger i år:

  • Indhentning af Kommunespecifikt artikler
  • Kultur, Kirke og Forskningsområdet
  • Personale, HR og lønområdet

Nye områder som planlægges (men som ikke er endelig godkendt) er:

  • Politi og Brandvæsen
  • Ini A/S
  • Nukissiorfiit
  • Tele Greenland

 Vi ser frem til det fortsatte vidensindsamling til sullissivik.gl – som nu til d.d. ligger med 500 artikler som dækker alt fra “Affaldshåndtering til Uddannelsesstøtte”.

Efteråret er skudt igang med skriveworkshops

Så er efteråret for alvor skudt igang med skriveworkshops.

Vi har i denne her uge besøg af 8 medarbejdere fra Departement for Fiskeri, Fangst og Landbrug til skriveworkshop, og der er ved det første dag, allerede blevet skrevet 14 artikler som omhandler:

  • Jagtbevis
  • Kvoter
  • Forsøgsfiskeri
  • Fiskerilicens
  • ESU – Erhvervsfremme
  • Arter

Og det næste 2 dage vil der fortsat blive produceret en masse artikler, som omhandler Fiskeri, Fangst og Landbrugsområdet.

Efterårsplanerne for skriveworkshops er følgende:

  • Uge 35 Fiskeri, Fangst og Landbrugsområdet (denne uge)
  • Uge 40 Bolig og Infrastruktur området
  • Uge 42 Piareersarfiit området
  • Uge 45 Arbejdsmarkedsområdet
  • Uge 49 Erhvervsområdet (foreløbet som det sidste før juleferie tiden)

Yderligere er vi ved at planlægge for 2011, hvor vi blandt andet skal lave opfølgninger på det tidligere fagområder som vi har afholdt skriveworkshops med, og nye fagområder eksempel Personaleområdet.

Efteråret byder derfor på en masse workshops, og vi ser meget frem til at skulle få det lagt ind på www.sullissivik.gl, efter artiklerne har været igennem validerings, oversættelses og valideringsprocessen.

Sullissivik er blevet en succes

Sullissivik enheden har etableret sig – både som navn og som en organisation. Sullissivik har sat en ny standard for vidensdeling og vidensproduktion i det offentlige i Grønland. – skrevet af leverandørerne KMD og 1508 A/S for foranalyse af borgerportalsprojektet.

Dette er vi selvfølgelig meget stolt af, og ikke mindst enige i at enheden som sådan har fået skabt standarder i vidensdeling i Grønland, og at vi har fået skabt en brand nemlig Sullissivik. Der ligger dog flere udfordringer omkring forankringsprocessen for brugen af portalen sullissivik.gl ude hos Kommunerne, da medarbejderne ellers har et værktøj -vidensbase til at betjene borgeren i form af en straksafklaring ved at søge på sullissivik.gl

Vi har derfor i samarbejde med fagområdecheferne og borgerservicechefer i det 4 kommuner, fået udarbejdet et fællesindsatsområder på:

  1. at man 1 gang om ugen følger op på om servicemedarbejderne som sidder ude ved skranke bruger sullissivik.gl dertil drøfte erfaringerne ved brugen af sullissivik og at skulle formidle indholdet til borgeren
  2. at man registrerer om servicemedarbejderne bruger sullissivik.gl
  3. at der laves en særlig indsat på at “gamle vaner” bliver til “straks afklaring”
  4. at sullissivik.gl bliver en standard startside på alle servicemedarbejdernes browsere (Internet Explorer m.v.)

Dertil skal der også laves en fællesinformationsmateriale i samarbejde med fagområdecheferne som alle medarbejderne i Kommuner får tilsendt.

– tilgå vidensportalen www.sullissivik.gl og søg om dit spørgsmål til det offentlige – eksempel “Hvordan kan jeg søge om arealtildeling

Nye udfordringer

Her i Sullissivik-enheden går det rigtig godt fremad med at få samlet viden ind til portalen.

Vi er nu oppe på 109 artikler som er lagt ind på www.sullissivik.gl. Der udover har vi omkring 100 til validering, og omkring 80 til oversættelse. Det er rigtig dejligt.

Samtidig får vi en masse nyttige erfaringer, som vi ikke har kunnet forudse. F.eks. er nogle af fagområderne i de lokale forvaltninger ikke helt up-to-date på de nyeste bekendtgørelser. Det har vores juridiske validører opdaget i deres del af arbejdet. Det har betydet en lang række af møder og opdateringer og rettelser af artikler.

Så har vi også fået vores første erfaring med at håndtere en lovændring, idet der er kommet nye regler for Børnetilskud – måske har nogen af Jer set at de 2 artikler om Børnetilskud er midlertidigt fjernet fra portalen.
Vi skal derfor lave en checkliste for lovgiverne i Kommunerne og i Selvstyret, som skal sikre at der ved lovændringer bliver informeret til os, så vi kan indarbejde de forskellige ændringer og deres betydning.

Ud over det er vi også i gang med at indsamle bilag fra de forskellige fagområder, f.eks. ansøgningsskemaer og takstblade. Også det er et større puslespil, der skal gå op, fordi hver kommune, og i enkelte tilfælde hver by, har deres egne formularer og skemaer. For at www.sullissivik.gl skal blive så smidig og effektiv som muligt, vil det være nemmest for alle, hvis der er ens procedurer i alle kommuner.

Endelig har vi fået ansat en ny kollega. Han hedder Andreas Jørgensen og starter 1.august som kommunikationskonsulent. Vi glæder os meget til at byde Andreas velkommen.

Sullissivik flyttet til KANUKOKA

Så er vi flyttet til vores nye lokaler i KANUKOKA. Det har været lidt en “hård fødsel” med alt hvad det har indebåret af computerproblemer med nye computere og nye systemer. Det har betydet en del ventetid, og en erkendelse af hvor afhængige vi er blevet af de elektroniske medier. En lidt skræmmende erkendelse J

Til gengæld er vi blevet taget rigtig godt imod her i KANUKOKA, hvor vi nu pludselig har fået en masse “kolleger”. Det er helt mærkeligt, eftersom vi indtil nu blot har været en lille gruppe på 3 personer. Vi har set meget frem til netop dette, da vi med flytningen forhåbentlig opnår præcis det vi har brug for; nemlig en tættere relation med kommunerne, og muligheden for en daglig kontakt og koordinering af Sullissivik-aktiviteter med KANUKOKAs eksperter.

Vi har fået et godt, og kæmpestort, kontor, så nu er vi også parate til at modtage vores nye kollega Bjarne Søholm Olsen. Han begynder 1.februar og er ansat som konsulent. Vi glæder os til at byde Bjarne velkommen 🙂

Velkomst tale til “Indsats Social” af Enok Sandgreen

 

Der er nu gået 5 år siden strukturudvalget fremkom med deres betænkning vedrørende en strukturreform af den offentlige sektor. Betænkningen blev det foreslået, at landets 18 kommuner reduceres til 4, og som bekendt blev dette realiseret i år.

Strukturreformens primære formål er blandt andet at fremme serviceniveauet for borgerne. I disse dage arbejdes der med overdragelsen af flere forvaltninger i den offentlige sektor til kommunerne med henblik på egentlig overtagelse i nær fremtid.

En del af strukturudvalgets anbefalinger er at etablere en effektiv administration så en mængde administrative opgaver vil kunne løses hurtigere, billigere og med en mindre fejlmargen, og dette kan til dels opnås ved at reducere manuelle sagsgange. Dette arbejde er I ved at forberede og som skal realiseres senere.

Den omstrukturering I er i gang med, bliver med interesse fulgt af de folkevalgte og det offentlige, og en af vores svagheder er jo den store papirbrug i administrationen, for eksempel i socialsektoren, som I, der har med den at gøre, har erfaringer med, er en af hurdlerne. Vi vil få mere tid til at hjælpe borgerne, hvis det store papirforbrug formindskes i administrationen.

Med de korte ord vil jeg takke og byde velkommen til repræsentanter fra kommunerne, selvstyret og ikke mindst fra KMD, for jeres kommende deltagelse i at fremme borgerservice i det offentlige.

(Talen på Grønlandsk – Innuttaasut sullinneqarnerannik pisariillisaaneq)

– Enok Sandgreen formand for KANUKOKA

Enok Sandgreen

Enok Sandgreen

Forberedelse af skriveworkshop

Her i Bedre Borgerservice er vi ved at forberede de sidste ting til vores længe ventede første skrive-workshop. Vi glæder os rigtig meget til at byde vores gæster velkommen. Vores gæster er kommunernes repræsentanter på det Sociale område, repræsentanter fra Det Sociale Ankenævn, repræsentant fra Departement for Socialanliggende og konsulenterne fra KMD. Vi har høje forventninger til det arbejde vi skal mødes om, og glæder os også meget til at “få sat ansigter på hinanden” og lære hinanden at kende.

Skrive-workshoppen løber over de næste 3 uger og vi kommer til at få en masse gode erfaringer, som vi kan bygge videre på. Som tidligere nævnt her på bloggen, så er det det sociale område, vi i første omgang kaster os over; Indsats Social.

Repræsentanterne fra de 4 storkommuner har på forhånd arbejdet med at samle en Top-10 liste over de spørgsmål, som borgerne oftest stiller når de henvender sig til det offentlige. De Top-10 lister danner udgangspunktet for vores arbejde. Vi skal i workshoppen svare på de spørgsmål og skrive dem i artikelform, som så kan lægges ud på vores alle sammens Serviceportal, til hjælp for alle, der har den daglige og direkte kontakt med borgerne.

Skrive-workshoppen skal således bruges både til at indsamle fag-specifik viden på det sociale område, og til at lære hvordan vi skriver den viden, så alle kan forstå det. Det bliver super spændende.

Vi holder Jer selvfølgelig opdateret her på bloggen under hele work-shoppen.

Bedste hilsen

Hans Christian Sværd – projektleder
Christine Lynge Hansen – web-konsulent
Anette Poulsen – kommunikationskonsulent

Rekonfiguring af den tekniske løsning, og justere den tilhørende vidensorganisation

Projekt Bedre Borgerservice og KMD har på baggrund af de første måneders indhøstede erfaringer erkendt behovet for at rekonfigurere den tekniske løsning og justere den tilhørende vidensorganisation.

I uge 33 er der blevet gennemført et forløb hos KMD med deltagelse af Projekt Bedre Borgerservice med henblik på at fremkomme med en anbefaling til projektets styregruppe.

Forløbet har gennemgået relevante hensyn som ressourcetræk, brugervenlighed, sikkerhed og exitmuligheder. Endvidere er forskellige konfigurationsmodeller og organisatoriske muligheder blevet gennemgået. Fordele og ulemper i forhold til de relevante hensyn er blevet afdækket for forskellige kombinationer af konfigurationsmodeller og organisatoriske muligheder.

Tydeliggørelsen af konsekvenserne forbundet med de enkelte hensyn har ført til en justeret vægtning mellem dem. Det har åbnet for en konfiguration og organisation, som giver langt flere fordele og kun få mindre og acceptable ulemper.

Konfigurationsmæssigt anbefales en model baseret på to vidensbaser og en tilpasset artikelskabelon. Organisationsmæssigt anbefales en ændret opgavefordeling mellem vidensenheden og vidensleverandørerne i fagforvaltningerne. Den fremtidige opgavefordeling vil medføre, at vidensenheden vil være de eneste medarbejdere, som har kompetencer til og betjener systemets backend. Det faglige ejerskab af indholdet forbliver hos de enkelte myndigheder. Vidensenheden vil fortsat hjælpe myndighedernes medarbejdere med vidensstruktur, form og formidling.

Read the rest of this entry