Category Archives: Forankring

Effektanalyse

Hvilken effekt har sullissivik.gl? Leverer projektet de ønskede resultater? For at finde ud af dette har sullissivik enheden i samarbejde med HS Analyse foretaget en 0-punktsanalyse i marts 2011 og efterfølgende en sammenlignende analyse i marts 2012. Analysen består af 3 dele:

  1. Én del omhandler borgernes vurdering af den personlige borgerservice, kommunernes websider samt sullissivik.gl (i 2012 deltog 722 tilfældigt udvalgte borgere i undersøgelsen)
  2. Én del omhandler servicemedarbejdernes vurdering af sullissivik.gl og portalens effekt på deres daglige virke (i 2012 deltog 53 servicemedarbejdere i undersøgelsen)
  3. Én del omhandler portalens effekt på sagabehandlernes daglige virke (i 2012 deltog 50 sagsbehandlere i undersøgelsen)

Sullissivik.gl har til formål at øge antallet af straksafklarede henvendelser i borgerservice til 80% og følgelig nedbringe antallet af borgere, der sendes videre til sagsbehandling til 20%. Nedenstående diagram illustrerer servicemedarbejdernes vurdering af antallet af borgere, der modtager straksafklaring, og antallet af borgere, der sendes videre til sagsbehandling.

Ligeledes har sullissivik enheden adspurgt sagsbehandlerne om de kan mærke en ændring imod færre borgerhenvendelser, der reelt set ikke kræver sagsbehandling. Nedenstående diagram illustrerer sagsbehandlernes vurdering af antallet af borgerhenvendelser de får, der reelt set ikke kræver sagsbehandling.

Sullissivik.gl har også til formål at klæde de borgere på, der skal til sagsbehandling. Nedenstående diagram illustrerer sagsbehandlernes vurdering af hvor ofte borgere medbringer de forkerte papirer til sagsbehandling.


Et sidste og afgørende spørgsmål er hvor vidt udviklingen imod mere straksafklaring, færre henvendelser til sagsbehandlerne samt velforberedte borgere til sagsbehandling skyldes sullissivik.gl. Nedenstående diagram illustrerer servicemedarbejdernes vurdering af portalens positive effekt på deres daglige virke.

Reklamer

Besøgstal på www.sullissivik.gl efter lanceringen

Sullissivik enheden følger løbende med i hvor meget sullissivik.gl anvendes.
 besøgstal

27. januar lanceredes sullissivik.gl til borgerne, hvilket afspejles positivt i statistikken. Statistikken skal ydermere læses med det forbehold, at målingen for februar 2012 kun er udført i perioden 8. til 22. februar.

På 14 dage har der altså været 2.415 unikke besøgende. Fremskrives dette for hele måneden vil der være omtrent 4.830 besøgende, hvilket cirka svarer til 5 gange så mange som i januar, hvor der indtil lanceringen var 980 unikke besøgende.

Sullissivik enheden vurderer at en første midlertidig og realistisk målsætning vil være 6.000 unikke brugere om måneden.

Samlet evalueringsrapport fra rundrejsen

For sullissivik enheden er det fortsat yderst vigtigt at have et godt samarbejde med de kommunale borgerserviceforvaltninger; ledere såvel som medarbejdere.

Derfor har sullissivik enheden været på rundrejse i de 4 kommuner med det formål at tale med forvaltningsledere og servicemedarbejdere om sullissivik.gl, fremtidens borgerservice samt samarbejdet imellem tovholdere, ambassadører og sullissivik enheden.

Foreliggende rapport samler op på resultaterne og udstikker samtidig de nærmest fremtidige udfordringer og opgaver for de involverede parter.

Læs hele rapporten

Veloverstået rundrejse i hovedbyerne

I uge 45 var 2 af medarbejderne fra Sullissivik projektenheden på rundrejse til hovedbyerne for at holde evaluerings- og forankringsmøder med tovholdere og ambassadører omkring projektet sullissivik.gl
Sisimiut - Qeqqata Kommunia

Selve rundrejsen gik rigtig fint, selvom vores flyafgange over flere omgange blev forsinket. Møderne blev dog afholdt til tiderne trods forsinkelserne.

Til møderne i Qaqortoq (Kommune Kujalleq), Ilulissat (Qaasuitsup Kommunia)og Sisimiut (Qeqqata Kommunia) fik vi rigtig mange gode inputs omkring sullissivik.gl og omkring samarbejdet med tovholderne og ambassadørerne. Vi mangler nu bare et opfølgningsmøde med Nuuk (Kommuneqarfik Sermersooq) som afholdes i løbet af denne uge.

Efterfølgende vil vi samle op på alle de gode inputs vi fik fra tovholdere og ambassadørerne i de enkelte kommuner.

Opsamlingerne vil blive lagt på bloggen samt forummet til inspiration, så snart vi har haft et opfølgningsmøde med Kommuneqarfik Sermersooq.

Møder med tovholdere og ambassadører

Fredag d. 11 november 2011 starter vores rundrejse til hovedbyerne som er ” Qaqortoq, Nuuk, Sisimiut og Ilulissat”. Hvor de udpegede ambassaører i de enkelte Kommuner er samlet fra rundt omkring i kysten.

Det første møde afholdes i Nuuk,  hvor dagsorden er:

  • Evaluering af sullissivik.gl
  • Fremtidens borgerservice
  • Ambassadør- Tovholder- Sullissivik projektenheden´s samarbejde

I løbet af næste uge skal vi besøge Qaqortoq efterfølgende Ilulissat og Sisimiut.

Det bliver spændende at skulle mødes med tovholderne og ambassadørerne i de enkelte Kommuner og høre om deres erfaringer med at bruge sullissivik.gl,

  • hvilke funktioner fungere rigtig godt og
  • hvilke der ikke fungere så godt for servicemedarbejderne.

På den måde kan vi effektivisere sullissivik.gl før vi præsentere den for borgerne i Grønland d. 27 januar 2012 som vi ser frem til.

Sullissivik projektenheden på rundrejse i uge 46

21. oktober 2011 blev den nye sullissivik.gl lanceret til alle servicemedarbejdere i Grønland. Ultimo januar 2012 lanceres selv samme portal til grønlands borgere. Sullissivik projektenheden og Kommunerne har altså 3 måneder til at finpudse og finjustere sullissivik.gl, inden den rulles ud til borgerne.

Sullissivik.gl har til formål at understøtte borgerservicen i de kommunale borgerservicecentre og bygdekontorer og samtidig give borgerne mulighed for at betjene sig selv.

Det siger sig selv at sullissivik.gl kun kan understøtte borgerservicen, hvis portalen fungerer til både servicemedarbejdernes og borgernes tilfredshed. For at sikre dette, vil sullissivik projektenheden tage på rundrejse i uge 46 for at besøge hovedbyerne i de 4 kommuner hvor tovholderne (borgerforvaltningslederne) og ambassadørerne (servicemedarbejderne) samles for at drøfte:

  • erfaringer med portalen
  • ønsker til portalen inden lancering til borgerne
  • tanker om fremtidens borgerservice
  • tanker om ambassadør- og
    tovholderrollen i de enkelte kommuner

Vi håber derfor at vi vil få en masse input fra Tovholderne og Ambassadørerne, så vi kan finpudse sullissivik.gl og gøre den endnu bedre og brugervenligt for borgerne.

Workshops om “Min side” og forankring af sullissivik

Lancering af den kommende borgerportal er på trapperne, hvilket tydeligt kan mærkes her i Sullissivik projektenheden.

Denne uge har budt på forskellige workshops omkring udviklingen af den kommende borgerportal og bedre forankring af portalen i Kommunerne.

Tirsdag afholdtes en workshop omkring visionerne for “Min side” projektet med deltagelse af Selvstyrets IT-sekretariatet, Skattestyrelsen samt KANUKOKA´s forretningsansvarlige på IT-området. Workshoppen blev holdt i samråd med 1508 A/S som står for udviklingen af borgerportalen og “Min side”.

Onsdag fortsatte man med at konkretisere Government processen i forhold til udviklingen af “Min side”; hvad vil Sullissivik projektenhedens, diverse dataejeres og de fremtidige brugeres rolle blive, hvilke interessenter er der i projektet og hvilke muligheder er der for at få et godt udbytte af projektet for interessenter i Grønland.

Torsdag står på Ambassadør-Tovholder workshop. Til workshoppen skal vi præcisere Ambassadørernes og Tovholdernes opgaver i forankringen af projektet i Borgerserviceenhederne. Vi skal sammen med ambassadørerne og tovholderne skrive en drejebog der beskriver, hvordan de hver især skal arbejde for kommunikationen omkring og forankringen af sullissivik.gl.

Vi har med andre ord masser af spændende opgaver foran os i ugerne op til lanceringen af den kommende borgerportal – og vi er allerede i fuld gang.

Workshops resultater med Kommunikationsdirektører/chefer

Sullissivik projekt enheden afholdte et workshop med Kommunikationsdirektørerne/cheferne fra Kommunerne og Selvstyret d. 4 maj 2011 omkring hvordan man bedre kan kommunikere, og omkring snitfladerne imellem Kommunale og Selvstyrets hjemmesider til den kommende lancering af borgerportalen.

Resultaterne opsummeret udefra konklusionerne er:

For kommunikationsdelen:

  1. Der udpeges 1 tovholder for hver kommune samt Selvstyret som er ansvarlig for kommunikationen, tovholderen får en drejebog om hvordan formidlingerne skal håndteres
  2. Der udpeges ambassadører som er borgerservice chefer og servicemedarbejderne som brænder for sullissivik. Ambassadørerne får også en drejebog om deres roller som ambassadører til projektet sullissivik
  3. Budskaberne til Kommunerne og Selvstyret skal være troværdigt, og at man inddrager interessenterne hvor de har medindflydelse
    a. Udviklingsproces for bedre borgerservice i Kommunerne skal prioriteres og afsætte midler af til at effektivisere borgerbetjeningen.
  4. Der laves opfølgninger løbende omkring forskellige initiativer, eksempel ved et skriveworkshop og for servicemedarbejderne om forløbet af udviklingen af projektet
  5. Sullissivik projekt enheden møder ”face to face” med servicemedarbejderne i lokationerne for at høre om deres daglige arbejd, og på den måde få hænderne ned i processerne.
  6. Der laves konkurrencer imellem servicecentrene for at sætte fokus på noget ”sjovt”

For snitfladerne mellem hjemmesiderne:

  1. Alle Kommunerne ser det vigtigt I at alt det borgerrelaterede informationer/artikler, bliver ”kopieret” automatisk (Embed) fra sullissivik.gl til deres hjemmesider, da artiklerne er valideret og ensartet. Som man ikke har i dag i deres hjemmesider, da man har forskellige redaktører som har ansvaret for informationerne
  2. Sullissivik.gl bliver i første omgang ikke ”synligt” for borgerne, da Kommunerne henter artiklerne til deres hjemmesider

Lancering af den kommende sullissivik.gl

Der blev enighed om at lancering af borgerportalen sullissivik.gl udskydes til at alle Kommunernes hjemmesider har fået lagt artiklerne ind på deres hjemmesider som er borgerrelaterede. Der bliver udarbejdet en tidsplan for lanceringen.

Den kommende borgerportal

Den kommende borgerportal

Konklusionerne for lanceringen:

  1. Sullissivik.gl bliver i første omgang en vidensbase til Kommunernes hjemmesider
  2. Sullissivik.gl og Kommunernes hjemmesider lanceres samtidigt med motto ”Fælles projekt, fælles lancering og fælles credit”
    a. Sullissivik.gl bliver derfor en borgerportal som tilbyder borgerne Selvbetjening, og hvor man vil kunne logge på med ”Min Side” for at se ens oplysninger og data om det så er Kommunerelateret eller Selvstyret relateret.

2 forrygende hektiske uger forud!

Vi skriver mandag den 2. maj 2011, og vi ser frem til en forrygende hektisk uge, der nok skal holde os alle på stikkerne.

I morgen – den 3. maj – holder vi styregruppemøde med vores leverandører KMD og 1508 for at diskutere borgerportalsprojektets fremdrift.

Dagen efter – den 4. maj – har vi inviteret kommunernes samt Selvstyrets kommunikationsdirektører til workshop, hvor vi i samarbejde skal finde ud af, hvordan vi kan forbedre kommunikationen imellem projekt sullissivik, kommunerne og Selvstyret. Det bliver meget interessant at se hvilke kommunikationsmuligheder der er derude – og vi glæder os til at byde kommunikationsdirektørerne velkommen.

Vi lukker og slukker ugen med endnu et styregruppemøde. Denne gang med den Fælles Offentlige It Styregruppe.

Næste uge – uge 19 – bliver ikke mindre forrygende, for da byder vi indenfor til skriveworkshop om Kultur, Kirke og Forskning (opfølgning). Vi glæder os til at slå dørene op for de 5 deltager, som repræsenterer kommunerne, Selvstyret samt Grønlands nationalmuseum. Det bliver 3 intensive dage og fyldepennen kommer ikke til at holde hvil.

Møde med Borgerforvaltningslederne i Qaasuitsup Kommunia

Qaasuitsup Kommunia afholder i disse dage møder med alle deres borgerforvaltningslederne i deres kommune.

Borgerforvaltningslederne

Borgerforvaltningslederne i Qaasuitsup Kommunia

I den sammenhæng blev vi inviteret til at holde et oplæg omkring projektet Sullissivik om status og målet med projektet.
– Vi er rigtig glade for at kunne komme og holde et oplæg, og ikke mindst drøfte sammen med borgerforvaltningslederne omkring udfordringerne i deres servicecentre – sullissivik.

Alle fortalte at deres største udfordringer og daglige arbejde går med bogholderi funktionen og at have en kassebeholdning. Samtidigt går de meget op i at bruge sullissivik.gl som et dagligt redskab for at servicere borgerne.

Så vi er rigtig glade for at høre borgerforvaltningsledernes udfordringer, og ikke mindst arbejd om at benytte sullissivik.gl som et dagligt redskab.

Ved samme lejlighed mødtes vi med repræsentanter for Teknik og Miljø forvaltningen og diskuterede udfordringerne ved at indsamle kommunespecifik information om teknik og miljø området. Den altoverskyggende udfordring i den forbindelse hermed er, at der endnu ikke findes et fælles regelsæt for kommunen. Derfor ser vi nu på muligheden for at indsamle kommunespecifik information ind fra andre fagområder, hvor der er etableret fælles regler for hele kommunen.

Sidst men ikke mindst afleverede vi årsrapporten for projektet til borgerforvaltningslederne og Kommunaldirektøren for Qaasuitsup Kommunia, som også er formand for FOIS.